Hay tres tipos de herramientas de What-If de análisis que vienen con Excel: Escenarios,Tablas de datos y Buscar objetivo. Los escenarios y las tablas de datos llevan conjuntos de valores de entrada y proyecto hacia adelante para determinar los posibles resultados. Buscar objetivo difiere de Escenarios y Tablas de datos en que se necesita un resultado y proyectos hacia atrás para determinar los posibles valores de entrada que producen ese resultado.

Cada escenario puede dar cabida a un máximo de 32 valores de variables. Si desea analizar más de 32 valores y los valores representan solo una o dos variables, puede usar tablas de datos. Aunque solo se limita a una o dos variables (una para la celda de entrada de fila y otra para la celda de entrada de columna), una tabla de datos puede incluir tantos valores de variables diferentes como desee. Un escenario puede tener un máximo de 32 valores diferentes, pero puede crear tantos escenarios como desee.

Además de estas tres herramientas, puede instalar complementos que le ayuden a realizar análisis What-If, como el complemento Solver. El complemento Solver es similar a Buscar objetivo, pero puede adaptarse a más variables. También puede crear previsiones mediante el controlador de relleno y diversos comandos integrados en Excel. Para modelos más avanzados, puede usar el complemento Herramientas para análisis.

Supongamos que desea crear un presupuesto, pero no tiene certeza de sus ingresos. Mediante escenarios, puede definir diferentes valores posibles para los ingresos y, a continuación, cambiar entre escenarios para realizar análisis de hipótesis.

Por ejemplo, supongamos que su peor escenario presupuestado es Ingresos brutos de 50.000 $ y Costos de bienes vendidos de 13.200 $, dejando 36.800 $ en el Beneficio bruto. Para definir este conjunto de valores como un escenario, primero escriba los valores en una hoja de cálculo.

Las celdas Cambiando tienen valores en los que escribe, mientras que la celda Resultado contiene una fórmula basada en las celdas Cambiando (en esta celda de ilustración B4 tiene la fórmula =B2-B3).

A continuación, use el cuadro de diálogo Administrador de escenarios para guardar estos valores como un escenario. Goto la pestaña Datos > What-If Análisis > Escenarios > Agregar.

En el cuadro de diálogo Nombre del escenario, asigne un nombre al escenario Peor de los casos y especifique que las celdas B2 y B3 son los valores que cambian entre escenarios. Si selecciona cambiar celdas en la hoja de cálculo antes de agregar un escenario, el Administrador de escenarios insertará automáticamente las celdas por usted, de lo contrario puede escribirlas a mano o usar el cuadro de diálogo de selección de celdas a la derecha del cuadro de diálogo Cambiar celdas.

Ahora supongamos que su escenario presupuestado best case es Ingresos brutos de 150 000 $ y Costos de bienes vendidos de 26 000 $, dejando 124 000 $ en beneficio bruto. Para definir este conjunto de valores como un escenario, cree otro escenario, así como mayúsculas y minúsculas y proporcione valores diferentes para la celda B2 (150 000) y la celda B3 (26 000). Dado que el beneficio bruto (celda B4) es una fórmula (la diferencia entre Ingresos (B2) y Costos (B3), no se cambia la celda B4 para el escenario Mejor caso.

Después de guardar un escenario, estará disponible en la lista de escenarios que puede usar en los análisis de hipótesis. Dados los valores de la ilustración anterior, si opta por mostrar el escenario De mejor caso, los valores de la hoja de cálculo cambiarían.

Puede haber ocasiones en las que tenga toda la información en una hoja de cálculo o libro necesaria para crear todos los escenarios que desee tener en cuenta. Sin embargo, es posible que desee recopilar información de escenario de otros orígenes. Por ejemplo, supongamos que está intentando crear un presupuesto de la empresa. Es posible que recopile escenarios de diferentes departamentos, como Ventas, Nóminas, Producción, Marketing y Legal, ya que cada una de estas fuentes tiene información diferente para usar en la creación del presupuesto.

Puede recopilar estos escenarios en una hoja de cálculo mediante el comando Combinar. Cada origen puede proporcionar tantos o tan pocos valores de celda cambiantes como desee. Por ejemplo, es posible que desee que cada departamento proporcione proyecciones de gastos, pero solo necesita proyecciones de ingresos de unos pocos.

Cuando elija combinar, el Administrador de escenarios cargará un Asistente para escenarios de combinación,que enumerará todas las hojas de cálculo del libro activo, así como enumerará cualquier otro libro que pueda tener abierto en ese momento. El asistente le dirá cuántos escenarios tiene en cada hoja de cálculo de origen que seleccione.

Al recopilar escenarios diferentes de varios orígenes, debe usar la misma estructura de celdas en cada uno de los libros. Por ejemplo, Los ingresos siempre pueden ir en la celda B2 y Los gastos siempre pueden ir en la celda B3. Si usa diferentes estructuras para los escenarios de varios orígenes, puede ser difícil combinar los resultados.